住宅ローン審査で必要な在籍証明書とは？ 取得方法と記載事項も解説！

住宅ローンの申し込みを行った際、審査に必要な書類として在籍証明書を求められることがあるかもしれません。在籍証明書とは、どのような書類なのでしょうか。

今回は在籍証明書の内容と、在籍証明書が必要な理由を解説するとともに、在籍証明書の取得方法と在籍証明書にはどのような内容が記載されているのかについても紹介します。

これから住宅ローンを申し込むにあたり、在籍証明書が必要になる可能性もありますので、一読して理解を深めておきましょう。

在籍証明書とは？

在籍証明書とは、申込時に申告した企業に在籍していることを証明する書類で、法的な効力はありません。そのため、企業によっては雇用証明書や就業証明書という呼び方のほか、勤労証明書、在職証明書と呼ぶ企業もあります。

また、在籍していることを証明するだけでなく、在籍していたことを証明する書類として利用されることもあります。

そして、在籍しているもしくは在籍していたことを証明する書類のため、正社員だけではなく、直接雇用のパートやアルバイトも対象です。。

ただし派遣社員の場合、雇用契約先は派遣会社のため、派遣先の企業ではなく派遣元の会社に対して証明書を発行してもらう必要がある点に注意しておきましょう。

なぜ住宅ローン審査で在籍証明書の提出が求められるか？

住宅ローンの審査で在籍証明書の提出が求められるのは、借り入れた金額をきちんと最後まで契約どおりに完済できるかどうかという返済能力を調べるためです。在籍確認は電話で行われるケースが多いですが、金融機関によっては在籍証明書の提出によって行うところもあります。

そのほかに必要となるケースは、賃貸物件を借りるときです。賃貸物件を借りるときには、きちんと家賃を支払ってもらえるかどうかを審査するために、安定した収入があることの証明として提出を求められることがあります。

ローンを組むときや、賃貸物件を借りる際には、申込者に安定した収入があり、それが継続していることを審査します。そのために在籍証明書が必要になるのです。

また、住宅ローンの審査以外でも、子どもが保育園や学校へ入園・入学するタイミングで提出を求められるケースや、転職活動を行う際に、在籍しているもしくは在籍していたことを証明するために提出を求められるケースもあります。在籍証明書が利用される目的はローンの利用以外にもさまざまです。

保育園の入園出願時に在籍証明書が必要な理由は、保育が必要な状況であることを確認するためで、転職活動の場合は経験の裏付けとして請求されるのが一般的です。

住宅ローン用の在籍証明書の取得方法は？

住宅ローンの審査を受ける際に在籍証明書の提出を求められた際には、勤務先の労務部門や人事部門の担当者に依頼することで作成してもらえます。なぜ必要なのかを尋ねられたときには「住宅ローンの審査で必要です」と伝えておきましょう。

なぜなら、利用の目的によって記載する内容が異なるからです。たとえば、住宅ローンの審査で必要な在籍証明書では氏名や入社年月日、勤続年数や職種など安定した収入があることを証明する事項の記載が求められます。保育園の入園出願時に必要な在籍証明書の場合は、保育が必要な状況だということがわかるように、勤務時間の記載が必須です。

後で提出し直すことのないように、事前にどのような目的で在籍証明書が必要なのかをきちんと伝えておくことが大切です。

在籍証明書の記載事項と書き方は？

在籍証明書には決まった形式がないため、企業によってはどのように書いたらよいのかわからないケースもあり得ます。

ここからは、在籍証明書に記載するべき内容と書き方について解説します。

在籍証明書の記載事項
在籍証明書には、主に以下の事項を記載します。

・在籍を証明する従業員の氏名・住所・生年月日
・在籍先の企業名・代表者氏名・住所・社印
・在籍者の雇用形態
・在籍者の雇用期間
・在籍者の入社年月日
・在籍者の勤務時間
・在籍者の現在の収入（年収・月収）
・在籍者の役職
・在籍者の職種や業務内容
・在籍者の勤務地

住宅ローンの審査や、賃貸物件の入居者審査で求められる在籍証明書では、収入および雇用期間の項目は必須です。

ただ、保育園の入園出願時に提出する在籍証明書では、勤務時間の記載が必須ですし、場合によっては１ヶ月の労働時間の記入も必要になるでしょう。

在籍証明書には、使用目的や提出先によって記載が必要な内容に差があることを理解しておきましょう。

在籍証明書のフォーマット
在籍証明書のフォーマットは特に決まっていないため、企業によって記載される内容が異なる可能性があります。

そのため、住宅ローンの審査で在籍証明書の提出を求められた場合は、金融機関の担当者に必要な記載事項をあらかじめ聞き取り、それを会社の在籍証明書を作成する担当者に伝えるようにしましょう。受け取った際には、必要な記載事項がもれなく記載されているかを確認することも大切です。

もし、金融機関指定の様式や用紙があるなら、あわせて会社の担当者に渡すとよいでしょう。

審査の時間を短縮するためにも、金融機関と会社それぞれに事前確認を行うことを忘れないようにしましょう。

電話で在籍確認が行われる場合もある

住宅ローン審査の在籍確認は、在籍証明書ではなく電話で行われることもあります。

電話での在籍確認は、申込者が申告した勤務先に金融機関もしくは保証会社が電話をします。金融機関や保証会社の名前ではなく個人名を名乗るのが一般的なため、在籍確認によって個人的な情報が会社の人に知られる心配はありません。そして、本人とつながれば在籍確認が取れたことになります。

もし本人が不在だったとしても、電話に出た人が「○○は会議中です」などと答えれば、その会社に間違いなく在籍していることになるため、在籍確認が終了します。

大企業だと代表受付電話では個人名だとつないでもらえないケースもありますので、できるだけ自分が所属している部署直通の電話番号を伝えておくなど、対策を取っておきましょう。

電話での在籍確認については、こちらの記事でも紹介していますので、参考にしてください。

まとめ

在籍証明書とは、勤務先に在籍しているもしくは在籍していたことを証明する書類です。在籍者の名前や入社年月日のほか、年収、勤務形態などの情報が記載されています。発行するのは勤務先ですので、勤務先の会社名や代表者氏名、社印も必要です。

住宅ローンの審査では、企業に在籍しており、継続かつ安定した収入が見込めることにより返済能力があることを確認する目的で、在籍証明書の提出を求められることがあります。

提出を求められたときには慌てないよう、証明書に記載する必要事項を確認したうえで、会社の担当者に作成を依頼しましょう。

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