マンションの管理会社の役割とは。管理組合との違いと注意ポイント

マンションを購入すると、支払い義務が発生する費用のひとつが管理費です。管理費は基本的にマンションの管理組合に支払いますが、そのお金の一部は「管理業務を委託しているマンション管理会社」が管理しているケースが多くあります。では、管理会社は管理費をどんなことに使っているのでしょうか。また、管理組合と管理会社の違いはどこにあるのでしょうか。

管理会社の役割

管理業務というと管理人の存在を思い浮かべますが、管理人の仕事はあくまでも管理業務の一部。多くの場合、マンション単位で集めた管理費を管理会社に預け、それぞれの管理業務を行うための資金としています。それでは、マンション維持に必要な管理業務とは、いったいどんな内容なのでしょうか。管理会社が行う業務には、大きく分けて4つの役割があります。

【マンション維持に必要な４つの管理業務】

１.事務管理業務

管理費の収納・出納、滞納者への督促、各種契約の代行、予算案・決算案の作成、収支の報告業務、帳簿の管理、修繕計画の立案、官公庁・分譲業者との折衝 など

２.管理員業務

来訪者の対応、建物や設備・照明の点検、共用部分のカギの保管、備品管理、専門業者による点検や補修工事の立会い業務、マンションの設計図書の保管、総会の議事録の保管、居住者からのクレーム対応、管理組合員へのお知らせ など

３.清掃業務

エントランス、ロビー、ゴミ置き場、共用廊下、外階段、壁面ガラス部分などの清掃業務

※清掃業務を管理会社が専門の他社に委託する場合もあり

４.建物・設備管理業務

建物や設備のメンテナンス。エレベーター、防災設備、電気設備、立体駐車場設備等の保守点検、法定点検、長期修繕　など

※一般的には専門の他社へ委託する

管理費だけでなく修繕も任せるのであればその修繕費も預けているわけですから、管理会社に任せきりというわけにはいかないですね。そこで重要なのが管理組合の役割です。

管理会社と管理組合

「管理会社」と「管理組合」の関係を簡単にいうと、「管理業務を請け負う事業者」と、「管理費を支払う顧客」です。

「管理組合」は、マンションの持ち主である区分所有者全員が組合員になり形成しています。管理組合には、区分所有者の意思を統一し決定する「総会」と、それを実施・遂行していく「理事会」があります。

ただし、組合員がマンション管理に詳しいというわけではないので、マンション管理会社に費用を払って「理事会」業務を委託することが多くなります。必ずしも全ての管理業務を管理会社に委託する「全委託」である必要はなく、マンションの住人自らの手で管理を行う「自主管理」や、一部分だけを管理会社に委託する「一部委託」を行なっているマンションもあります。

全委託：全ての管理業務を管理会社に委託する
自主管理：マンションの住人自らの手で管理を行う
一部委託：一部分だけを管理会社に委託する

マンションを購入すると管理費の支払い義務が生じ、管理会社もあらかじめ決まっていることが多いもの。しかし管理会社への委託は必須のものではなく、また管理組合で合意すれば、管理会社を変更することも可能です。

「あくまで区分所有者が主導で、管理会社に業務を委託している」という意識を持ち、管理会社に任せきりにしない姿勢を持ちましょう。

よい管理会社かどうかを判断するチェックリスト

では管理会社による管理業務がしっかりと行われているかどうかを確認するためには、どのようなポイントを見ればよいのでしょうか。3つのポイントをチェックしましょう。

【管理会社の良し悪しを見分ける3つのポイント】

1.管理員業務や清掃作業はしっかりと行われているか

日常的に目にする共用部分の清潔感や、管理人さんの態度は問題ないかどうか。共用部分の電球が切れたままになっていたり、ゴミ置場が汚れていたりなど、ささいなところからも、管理の良し悪しがうかがえますので確認しましょう。

2.財務管理はきちんとできているか

管理組合から預かったお金をどのように分配してマンション管理に当てているか、明確にしているかどうか。支出の明細とともに、点検業務や修繕業務を委託している会社をどう選んでいるもかもチェックしましょう。

3.建物・設備管理業務が適切に行われているか

エレベーターなどの設備の定期点検は有資格者によって、確実に行われているかどうか。また長期修繕計画の作成と5年程度ごとの更新が行われていて、合理的な資金計画が行われているか確認しましょう。

管理業務や清掃業務が行き渡っていないと、次第にマンションが荒れてきて、傷みも激しくなってきます。入居希望者が内見するときの印象も悪くなり、価値低下にもつながるでしょう。

また、財政面を管理会社に丸投げしていると、気がつかないうちに割高な発注先に点検や修繕業務を依頼されていた…ということにもなりかねません。管理組合としても点検の報告書や修繕計画を確認し、一定以上の金額の工事については相見積もりを取るなどして、無駄遣いを防ぎましょう。

特に気をつけたいのは、大規模修繕です。一般に大規模修繕の際には一戸あたり100万円を見ておくとよいといわれます。どのような工事の内容なのかによって、費用も変わりますが、大金を投じることには変わりありません。管理会社によっては、修繕積立金を使い切るための理屈に合わない修繕項目を上乗せしたり、つながりのある高額な業者に発注したりといった悪質なケースもあります。管理会社が適切に業務を行なっているか、上記の点をチェックしておきましょう。

まとめ

管理会社に任せているのは、マンションの資産価値の維持や住み心地の良さに関わる大切な仕事です。マンション管理のプロ集団である管理会社の知見を取り入れつつ、自ら管理組合の一員としての自覚を持って、任せっきりにしないことが大切ですね。